Ryczałt za samochód – wszystko, co musisz wiedzieć

Czym jest ryczałt samochodowy?

Ryczałt samochodowy to uproszczona forma rekompensaty dla pracownika za używanie prywatnego auta do celów służbowych, zwalniająca z obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji przejazdów. Zamiast rozliczać każdą podróż na podstawie tzw. kilometrówki, pracodawca wypłaca stałą, miesięczną kwotę. Z rozwiązania tego korzystają głównie osoby regularnie odbywające lokalne jazdy służbowe, np. na spotkania z klientami.

Wysokość ryczałtu to iloczyn dwóch wartości: ustawowej stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów. Stawka jest uzależniona od pojemności silnika pojazdu, natomiast limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców gminy, w której pracownik wykonuje swoje obowiązki.

Wypłata ryczałtu jest możliwa tylko po zawarciu umowy cywilnoprawnej, która precyzuje warunki korzystania z prywatnego pojazdu w celach służbowych. To ona stanowi formalną podstawę do wypłaty świadczenia.

Wysokość ryczałtu — co wpływa na stawki?

Na wysokość ryczałtu wpływają dwa główne czynniki określone w przepisach: miesięczny limit kilometrów oraz stawka za 1 kilometr przebiegu.

Iloczyn limitu i stawki wyznacza maksymalną miesięczną kwotę ryczałtu. Kwotę tę pomniejsza się proporcjonalnie do dni nieobecności pracownika w pracy (np. z powodu urlopu lub zwolnienia lekarskiego), dlatego ostateczna wypłata może różnić się w każdym miesiącu.

Limit kilometrów w gminach — jak to działa?

Miesięczny limit kilometrów, stanowiący podstawę do obliczenia ryczałtu, jest ściśle określony w przepisach. Jego wysokość zależy od liczby mieszkańców w gminie, w której pracownik świadczy pracę, co pozwala dostosować zwrot kosztów do wielkości aglomeracji.

Ustawodawca przewidział trzy progi limitu kilometrów w zależności od liczby mieszkańców:

• do 300 km – w gminach i miastach do 100 tys. mieszkańców,

• do 500 km – w gminach i miastach od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

• do 700 km – w gminach i miastach powyżej 500 tys. mieszkańców.

Przykładowo, pracownik w Warszawie może liczyć na limit 700 km, a w Słupsku – 300 km. Są to jednak wartości maksymalne – pracodawca w umowie może ustalić niższy limit, ale nie wolno mu go przekroczyć.

Stawki kilometrówki w 2025 roku

Kolejnym czynnikiem wpływającym na wysokość ryczałtu jest stawka za 1 km przebiegu. Jej wartość nie jest ustalana dowolnie przez pracodawcę – wynika wprost z rozporządzenia Ministra Infrastruktury, co gwarantuje jednolite zasady rozliczeń.

W 2025 roku wciąż obowiązują stawki wprowadzone 17 stycznia 2023 r. Zróżnicowano je w zależności od rodzaju pojazdu, aby lepiej odzwierciedlały realne koszty jego eksploatacji:

• 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³,

• 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm³,

• 0,69 zł – dla motocykla,

• 0,42 zł – dla motoroweru.

Podane wartości to stawki maksymalne, których pracodawca nie może przekroczyć, rozliczając koszty z pracownikiem.

Jak oblicza się ryczałt samochodowy?

Ryczałt samochodowy oblicza się na podstawie prostego wzoru, który uwzględnia limit kilometrów i stawkę za 1 km, co zapewnia przejrzystość rozliczeń.

Do obliczeń stosuje się następującą formułę:

Miesięczny limit kilometrów × Stawka za 1 km przebiegu = Maksymalna kwota ryczałtu

Przykładowo, jeśli pracownik jest zatrudniony w mieście powyżej 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) i używa prywatnego samochodu z silnikiem o pojemności 1.6 l (stawka 1,15 zł), maksymalna kwota ryczałtu wyniesie:

700 km × 1,15 zł = 805 zł

Jest to kwota maksymalna, którą należy pomniejszyć proporcjonalnie do dni nieobecności pracownika (np. z powodu urlopu).

• Dzienna stawka ryczałtu: 805 zł / 22 dni = 36,59 zł

• Kwota potrącenia: 36,59 zł × 5 dni nieobecności = 182,95 zł

• Ostateczna kwota do wypłaty: 805 zł – 182,95 zł = 622,05 zł

Aby ułatwić obliczenia, warto skorzystać z dostępnych w internecie kalkulatorów ryczałtu samochodowego, które automatycznie uwzględniają wszystkie zmienne – od stawek i limitów po dni nieobecności.

Ewidencja przebiegu pojazdu — co to jest?

Ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka) to dokument rejestrujący trasy pokonywane prywatnym autem w celach służbowych. Mimo że ryczałt upraszcza rozliczenia z pracownikiem, prowadzenie ewidencji jest niezbędne dla pracodawcy – pozwala mu to zaliczyć wypłacone świadczenie do kosztów uzyskania przychodu.

Prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:

• Dane pracownika: imię, nazwisko, adres.

• Dane pojazdu: numer rejestracyjny i pojemność silnika.

• Informacje o przejazdach: datę i cel wyjazdu.

• Opis trasy: punkt początkowy i docelowy.

• Liczbę przejechanych kilometrów.

• Podpis pracodawcy na miesięcznym zestawieniu.

Ryczałt za używanie samochodu służbowego

Warto odróżnić ryczałt za używanie prywatnego auta do celów służbowych od ryczałtu, który dolicza się do przychodu pracownika za korzystanie z samochodu służbowego w celach prywatnych. To dwie zupełnie różne formy rozliczeń, regulowane odmiennymi przepisami.

Ryczałt za używanie prywatnego pojazdu w pracy jest traktowany jako przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT). Pracodawca dolicza go do miesięcznego wynagrodzenia i od całej sumy odprowadza zaliczkę na podatek, co oznacza, że wypłacona kwota nie jest kwotą netto.

Umowa cywilnoprawna a ryczałt

Ryczałt samochodowy przysługuje nie tylko pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, ale również osobom współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy zlecenia.

Zasady obliczania ryczałtu dla zleceniobiorcy są identyczne z (dla) pracownika na etacie i opierają się na tych samych limitach kilometrów oraz stawkach.

Umowa cywilnoprawna musi jednak precyzyjnie określać zasady korzystania z pojazdu i rozliczania ryczałtu. Podobnie jak w przypadku umowy o pracę, wypłacona kwota stanowi przychód zleceniobiorcy i podlega opodatkowaniu.

Koszty eksploatacji samochodu — co obejmują?

Koszty eksploatacji prywatnego samochodu to nie tylko paliwo, ale również szereg innych wydatków, takich jak:

• ubezpieczenie OC/AC,

• regularne przeglądy techniczne,

• bieżące naprawy i wymiana części (np. opon, klocków hamulcowych, oleju),

• amortyzacja, czyli utrata wartości pojazdu.

Ryczałt samochodowy jest zatem uproszczoną rekompensatą, która pokrywa wszystkie wymienione koszty eksploatacji a nie wyłącznie wydatki na paliwo.